Nota fiscal: 3 pontos para acompanhar com a contabilidade

A emissão de notas fiscais virou rotina terceirizada para muitos pequenos e médios empresários, quase sempre nas mãos do escritório de contabilidade. Com a reforma tributária e a entrada gradual de novas regras, essa distância pode elevar o risco de erros em um momento de transição mais complexa. Especialistas ouvidos pelo InfoMoney apontam três pontos que as empresas devem acompanhar de perto.

Mudanças em classificações, campos obrigatórios, cadastros e sistemas exigem atenção de quem presta o serviço contábil e de quem fornece as informações que originam as notas. Quando algo sai errado, o problema pode chegar à escrituração, à apuração dos tributos e à relação com clientes.

1. Divisão de responsabilidades

Contratar um escritório não transfere a ele todas as responsabilidades da emissão. Cabe ao contador orientar sobre regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir o contrato. A empresa responde pelos dados da própria operação. "A nota fiscal nasce de uma operação da própria empresa, que responde perante o Fisco pela correção das informações e pela emissão no prazo adequado", afirma Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP. Francisco Paludo, advogado tributarista e sócio da Tahech Advogados, recomenda que essa divisão esteja clara no contrato, incluindo quem cuida da parametrização dos sistemas, da revisão das notas e da comunicação de mudanças.

2. Conferências com evidências

Acompanhar não é revisar nota por nota. O empresário pode pedir relatórios de notas rejeitadas ou com inconsistências, com motivo e correção adotada. "Mais importante do que receber a informação de que 'está tudo certo' é ter evidências objetivas de que a conferência foi realizada", diz Paludo. Edson Hideki, sócio-fundador da REVIO, sugere relatórios de cruzamentos e conformidade, registro de divergências e verificação de que o sistema emissor está atualizado. Ele recomenda ainda um plano de transição por escrito.

3. Correção de erros e transição

Na transição da reforma tributária, o acompanhamento envolve classificações como NCM, NBS, CST e Classificação Tributária, além dos campos de IBS e CBS. Santos alerta para a atualização e parametrização correta dos sistemas. Quando uma nota apresenta erro, o primeiro passo é identificar a origem: informação da empresa, cadastro, parametrização ou regra tributária. A correção varia: cancelar a nota, emitir carta de correção, fazer ajuste ou retificar informações. Hideki recomenda registrar a ocorrência e pedir respostas objetivas sobre cinco pontos. "Corrigir a nota resolve a consequência. Corrigir o cadastro resolve o problema", resume. Santos afirma que empresa, contador e fornecedor do sistema devem atuar juntos. Paludo acrescenta que reflexos na escrituração, apuração ou créditos também precisam ser verificados.